La función de subtotales de Excel es la herramienta a la que debes recurrir para organizar y comprender las cifras de manera eficiente.
En este articulo aprenderás qué son los subtotales en Excel y cómo te servirán para procesar y analizar grandes cantidades de datos. Descubrirás cómo agregar y quitar subtotales desde la Cinta de Opciones de Excel, y hallarás las funciones y sintaxis para maximizar tu capacidad de análisis.
1.Función subtotales en Excel
Como mencionamos anteriormente, los subtotales en Excel son un instrumento útil en diferentes profesiones. Con el objetivo de ofrecerte una visión más amplia de este concepto, te mostraremos cómo utilizar la función de subtotales en Excel. Verás su sintaxis y un ejemplo práctico que te servirá de guía para usar esta función en tus propias hojas de cálculo.
Sintaxis
=SUBTOTAL(núm_función; ref1; [ref2]; …)
Con estos datos, quieres hacer un análisis para obtener la suma de las ventas de determinados productos. Para lograrlo, solo debes seguir el siguiente paso a paso:
1- Abre Microsoft Excel y crea una nueva hoja de cálculo.
2- Ingresa los datos en la hoja de cálculo en las columnas A y B. La columna A debe contener los nombres de los productos y la columna B, las ventas correspondientes a cada uno:
3- Selecciona toda la tabla de datos, incluyendo los encabezados de columna:
4- Ve a la pestaña “Datos” en la barra de menú superior y haz clic en “Filtro” para activar el filtro de datos:
5- Haz clic en la flecha del filtro de la columna de productos; es decir, la columna A, y selecciona los productos que quieres incluir en el cálculo de subtotales:
6- Ahora, ve a la celda donde quieres mostrar el resultado del subtotal de ventas y escribe la fórmula “=SUBTOTALES(9;B2:B18)”, donde “9” es el número correspondiente a la función SUMA en la tabla de valores numéricos para SUBTOTALES, y “B2:B18” es el rango de celdas que contiene los datos de ventas:
2. Agregar subtotales desde la Cinta de Opciones de Excel
Para agregar subtotales desde la Cinta de opciones de Excel, sigue los siguientes pasos:
1- Selecciona la tabla a la que deseas agregar los subtotales. Para ilustrar, usaremos la tabla del ejemplo anterior:
2- Haz clic en la pestaña “Datos” en la cinta de opciones.
3- Haz clic en el botón “Subtotales” en el grupo de herramientas de datos:
4- En el cuadro de diálogo “Subtotales”, especifica el rango de la tabla que quieres, el campo por el que deseas agrupar los datos y la operación que deseas realizar:
5- Por último, solo debes hacer clic en “Aceptar” para aplicar los subtotales.
