La gestión de proyectos es una serie de acciones que se utilizan para administrar, diseñar y orientar los esfuerzos dentro de un proyecto de cualquier índole de principio a fin.
Esta metodología la podemos aplicar a cualquier proyecto, ya sea sencillo o muy complejo. Generalmente la gestión no suele ser un trabajo fácil, pero para esto podemos utilizar softwares especializados, uno de ellos es Microsoft Project, el cual es ideal para evitar atrasos, conflictos de gestión y cruces en la empresa.
En este artículo, te enumeramos las razones por las cuales deberías aplicar Microsoft Project a la gestión de tus proyectos, para que puedas ahorrar tiempo y evitar el crecimiento de los riesgos, para así llevar a cabo tus proyectos con éxito.
¡No te apartes y toma nota!
Microsoft Project es un software de administración y gestión de proyectos de manera colaborativa. Cuenta con muchas funciones con las que puedes dar seguimiento a procesos, gestionar presupuestos, evaluar ritmos y cargas laborales, asignar recursos, desarrollar planes y mucho más, también permite crear gráficos al estilo de diagramas de Gantt que te permiten visualizar las actividades en forma de barras en un periodo de tiempo determinado.
Estos diagramas ayudan a analizar diversos aspectos de un proyecto, como por ejemplo:
- La ruta crítica. Nos ayuda a evaluar tareas y las secuencias en las que deben realizarse, esto con el finde de poder estimar la duración que tendrá el proyecto.
- Control de proyecto. Ya que se hayan incorporado los datos de la ruta crítica, el control permitirá comparar toda la información con las posteriores modificaciones que se realicen.
- Sobrecarga de recursos. El objetivo es gestionar la cantidad de tareas de los colaboradores. Así se evitarán excesos de tareas.
Microsoft Project cuenta con las siguientes opciones para la gestión de proyectos:
- Registro. Se toma en cuenta los participantes, patrocinadores, estatutos, presupuesto, etc.
- Comunicación de los planes. Ofrece una sincronización virtual entre la lista de participantes.
- Creación de informes. Brinda capturas de planes iniciales, requisitos, necesidades del personal, entre otros detalles.
- Creación de la programación. Se pueden utilizar proyectos en blanco o plantillas utilizadas por otros gestores de negocios similares.
- Adición de tareas. Además de agregarlas, se pueden implementar plazos, cambiarles propiedades, asignar personas encargadas, etc.
- Elección de la vista de la programación. Después de añadir todos los ítems anteriores, el proyecto puede ser confuso. El software permite ordenarlo a través de varias vistas fáciles de revisar.
- Establecer costos. La parte del presupuesto puede ser la más difícil. Sin embargo, con esta herramienta se realizará de forma casi automática, al tener en cuenta los participantes, el tiempo, los recursos y otros aspectos ya asignados.
- Realizar un seguimiento. En cualquier momento se puede revisar la planificación de manera virtual para comprobar los factores.
- Administración de riesgos. Un proyecto siempre tiene conflictos y riesgos. Microsoft Project permite analizar cada uno de ellos identificando las áreas problemáticas con anticipación.
En definitiva, la gestión de proyectos es una labor sumamente importante y necesaria, ya que permiten lograr el control de tareas, áreas, procesos y datos con el objetivo de armonizar las operaciones de un proyecto y cumplir con cronogramas y estimaciones de productividad.
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