Excel es una de las herramientas más versátiles y usadas en el mundo y es por esto que resulta muy sencillo usarlo para manejar nuestro negocio.
Excel es utilizado frecuentemente para controlar inventarios que no tengan una gran cantidad de productos, con algunas fórmulas y tablas podemos llevar un control muy bueno de nuestro inventario, además no tenemos que invertir grandes cantidades para obtener un sistema completo de inventario y nos ahorramos el tiempo que tardemos en aprender a usar un nuevo sistema.
En este artículo vamos a explicar cómo hacer una hoja de Excel para llevar nuestro inventario y que de acuerdo a las entradas y salidas de nuestro almacén se actualice la existencia de nuestro inventario.
Crear la tabla de nuestros productos.
1. Creamos un libro de Excel en blanco y renombramos la hoja y ponemos el nombre de Productos
2. Agregamos el título puede ser Listado de Productos
3. Agregamos las columnas que va a tener nuestro catálogo
4. En el menú INSERTAR, seleccionamos TABLA y ponemos el rango $A$2:$C$3, tenemos que seleccionar “La Tabla Tiene Encabezados”, para indicarle a Excel que la primera fila son los encabezados de nuestra tabla y damos click en el botón Aceptar.
5. Vamos a cambiar el nombre a nuestra tabla, para esto seleccionamos una celda de nuestra tabla
- En el menú HERRAMIENTAS DE TABLA, seleccionamos DISEÑO
- En Nombre de la tabla ponemos TblProducto
Al crear la tabla se le va a aplicar un formato que podemos cambiar, lo podemos hacer dentro del menú DISEÑO y en ESTILO DE TABLA podemos seleccionar cualquier diseño que queramos, en este caso voy a seleccionar el de color verde.
Con estos pasos ya hemos creado nuestra tabla de productos.
Pero el título de la tabla se va a ver mejor si lo centramos, para hacer esto seleccionamos el rango de celdas donde queremos centrar nuestro título. En este caso A1 a C1.
Y solo damos click al botón COMBINAR Y CENTRAR, además voy a aumentar el tamaño de la letra para que resalte y le voy a dar un tamaño 16.
Crear Tabla para los movimientos de almacén
1. Creamos una nueva hoja y cambiamos el nombre a Movimientos
2. Ponemos de título Movimientos de Inventario
3. Creamos las siguientes columnas
4. En el menú INSERTAR, seleccionamos TABLA y damos el rango =$A$2:$G$3, recuerda seleccionar La Tabla Tiene Encabezados. Como ya sabes el formato de la tabla lo podemos cambiar en el menú DISEÑO, de la sección HERRAMIENTAS DE TABLA.
5. Vamos a cambiar el nombre a nuestra tabla, para esto seleccionamos una celda de nuestra tabla
- En HERRAMIENTAS DE TABLA, seleccionamos DISEÑO
- En Nombre de la tabla ponemos TblMovimiento
6. Listo ya tenemos nuestra tabla de movimientos de inventario, recuerda centrar el título para que se vea mejor, por si no lo recuerdas, selecciona el rango de celdas donde quieras centrar el título y presiona el botón Combinar y centrar y aumentamos la letra a 16.
7. Si lo deseas puedes cambiar los colores de la tabla de movimientos, como vimos en la tabla de productos, dentro del menú, dentro de HERRAMIENTAS DE TABLA en la sección de ESTILO DE TABLA, puedes seleccionar alguna combinación de colores, en este caso, seleccionamos el verde.
Aplicar Formatos y Fórmulas a la Tabla de Productos
1. Pero primero vamos a dar formato a nuestra tabla de productos.
- Vamos a nuestra tabla de productos
- Seleccionamos la celda C3
2. En el menú dentro de la sección Número, seleccionamos el formato Número
Dependiendo de si tus productos utilizan o no decimales para las existencias, puedes aumentarlos o disminuirlos con los botones , el primero sirve para aumentar decimales y el segundo para disminuirlos. Estos botones están dentro de la sección Número. En este ejemplo voy a eliminar todos los decimales.
En la celda C3 ponemos la siguiente fórmula:
=SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto];”=” & A3;TblMovimiento[Cantidad Entrada])-SUMAR.SI(TblMovimiento[Clave de Producto];”=” & A3;TblMovimiento[Cantidad Salida])
Aplicar Formatos y Fórmulas a la Tabla de Movimientos
1. A las columnas Cantidad Entrada y Cantidad Salida les aplicamos el formato de Número, esto como anteriormente explicamos, seleccionamos las celdas D3 y E3 y en la sección Número del menú, seleccionamos del combo el formato Número y con los botones agregamos o quitamos decimales.
2. Las columnas Precio por Unidad y Total, les vamos a dar un formato de Moneda y vamos a dejar 2 decimales.
3. En nuestra tabla de movimientos solo necesitamos aplicar una fórmula en la columna Total.
=SI([@[Cantidad Salida]]=””; [@[Precio por Unidad]]*[@[Cantidad Entrada]]; [@[Cantidad Salida]]*[@[Precio por Unidad]])
4. En nuestra hoja de Productos, nos posicionamos en la celda A3 y en el cuadro de nombres que es el que está al lado de la barra de fórmulas ponemos el nombre de ClaveProducto. Esto nos va a servir para hacer referencia a los valores que tenga esta columna.
5. En nuestra hoja de Movimientos, seleccionamos la celda A3..A300 que corresponde a la columna Clave de Producto. Le dimos 300 para tener capacidad de 300 registros, pero tú puedes extender el rango como tú quieras.
- Dentro del menú DATOS, damos click en el botón VALIDACIÓN DE DATOS.
6. Nos va a presentar una ventana con las opciones para validar los datos que va a aceptar la columna.
7. Para nuestro rango vamos a indicarle que es una lista de valores, en el combo de PERMITIR, seleccionamos Lista y en ORIGEN ponemos el valor =ClaveProducto
8. Para que al momento de introducir un valor en la celda A3 nos aparezca de forma automática la descripción del producto, en la celda B3 vamos a introducir la siguiente fórmula.
=BUSCARV([Clave de Producto];TblProducto[[Clave de Producto]:[Descripción del Producto]];2;FALSO)
Introducir los datos a nuestro control de inventario
1. Primero nos vamos a nuestra tabla de productos y a manera de ejemplo voy a dar de alta 3 productos.
2. Si te das cuenta la columna Existencia Actual nos pone en ceros ya que la fórmula se va replicando en todos los renglones que vayamos creando, como no hay movimientos de inventario entonces nos calcula en ceros.
Nos vamos a nuestra tabla de Movimientos de Inventario, nos posicionamos en la celda A3 y si te fijas hay un combo, si damos click en la flecha nos despliega las claves de productos que capturamos en nuestra tabla de Productos.
3. Y como habíamos dicho, al capturar una clave, nos trae también su descripción.
4. En la columna movimiento corresponde a la descripción del movimiento, en este caso yo le voy a poner Entrada por pedido 340
5. Cantidad de Entrada voy a suponer que pedí 10 artículos, el precio por unidad es el costo por cada producto y en este caso le voy a poner 7000, como ya tiene formato solo hay que capturar los puros números.
Y también en automático se calcula el Total.
6. Capturemos 5 movimientos más…
7. Si nos regresamos a la tabla de productos, puedes darte cuenta que la columna Existencia Total ya se ha actualizado dependiendo de los movimientos de inventario.
Y con esto ya tenemos un control básico de nuestro inventario
